Executive Assistant

Een uitgeversgroep van boeken

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Ben jij een boekenliefhebber? En heb je een passie voor alles wat met boeken te maken heeft?

Ter ondersteuning van drie directieleden van deze uitgeversgroep zoeken wij een executive assistant die zich verder wil ontwikkelen binnen een inspirerende en creatieve omgeving.  

Functie en organisatie

In deze uitdagende functie ondersteun je drie directieleden van verschillende uitgeverijen binnen de groep. Je maakt deel uit van een gedreven team waarin je snel kunt schakelen. Je ontzorgt deze directieleden volledig voor wat betreft secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je zorgt voor een goed georganiseerd beheer van de agenda’s, maakt afspraken en organiseert bijeenkomsten. Je bent in staat te filteren wat belangrijk en urgent is, en weet met dezelfde daadkracht minder urgente zaken op een vriendelijke en correcte wijze zelfstandig af te handelen. 

Deze toonaangevende uitgeversgroep behoort tot de top 3 spelers op de Nederlandse boekenmarkt. Met ruim 160 enthousiaste werknemers maakt zij binnen deze uitgeverijen kwalitatieve en succesvolle uitgaven op het gebied van literatuur, fictie, (literaire) non-fictie, kinder- en jeugdboeken, reisgidsen en woordenboeken.

Boeken waarmee maatschappelijke, culturele en economische meerwaarde gecreëerd kan worden. Mensen verrassen met boeken die bijblijven. Hen verbinden met elkaar, met onderwerpen die leven en woorden die ertoe doen. Lezers raken en inspireren om te groeien, zowel persoonlijk als professioneel, emotioneel als intellectueel. Boekplezier aanwakkeren, op papier of digitaal.

Je komt te werken in een informele maar commerciële werkomgeving met ruimte voor eigen initiatief. Er wordt ruimte geboden aan iedereen en de kracht van de diversiteit van de medewerkers wordt ingezet om nog betere resultaten te halen.
In het kantoor in Amsterdam zijn de uitgeverijen gevestigd. Een inspirerende, creatieve omgeving met een fantastisch uitzicht over de hele stad.  

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Wat doe je zoal?

  • Beheren en bewaken van de agenda’s van de drie directieleden
  • Maken van interne en externe afspraken
  • Verzorgen en afhandelen van (vertrouwelijke) correspondentie (post, e-mails e.d.)
  • Coördineren, organiseren en notuleren bij vergaderingen (verschillende directie- en MT overleggen, OR-overleg)
  • Bewaken follow-up van vragen en acties
  • Organisatie rondom evenementen/beurzen zoals het boeken van binnen- en buitenlandse reizen, hotels en restaurants
  • Organisatie van jaarlijkse personeelsevenementen of activiteiten
  • Voorkomende ondersteunende secretariële taken

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Salarisschaal 7 van de cao Uitgeverijbedrijf (maximaal Euro 4670 per maand op basis van een 40-urige werkweek)
  • Een contract voor 28-32 uur per week (bij voorkeur maandag t/m donderdag)
  • Vakantiegeld
  • Persoonlijk Keuze Budget (opbouw van 2% extra salaris en 5 extra vakantiedagen)
  • Pensioenregeling
  • Arbeidsongeschiktheidsverzekering
  • Volledige reiskostenvergoeding (OV)
  • Telefoonvergoeding
  • 23 vakantiedagen
  • Heel veel mooie boeken en leuke collega’s
  • Het kantoor is goed bereikbaar met het OV en bevindt zich vlakbij het Amstelstation

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je bent:

  • Dienstverlenend en proactief ingesteld
  • Organisatorisch sterk, gestructureerd en nauwkeurig
  • Besluitvaardig en kunt onder druk vlot schakelen tussen verschillende werkzaamheden en belangen
  • Flexibel
  • Integer en discreet
  • Proactief en positief ingesteld
  • Nuchter, hands-on en staat stevig in je schoenen
  • Omgevingssensitief

Je hebt:

  • HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding
  • Minimaal 3 jaar ervaring als secretaresse op directieniveau
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Goede kennis van de Microsoft Office programma’s
  • Een goed gevoel voor verhoudingen

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Deze vacature delen

Ken jij de perfecte kandidaat? Help iemand uit je netwerk aan deze geweldige kans! Deel snel en eenvoudig deze vacature. Alvast bedankt voor het delen! 🙏

Solliciteren

“*” verplicht veld