Executive Assistant

Een gerenommeerd executive searchbureau

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Ben jij die executive assistant die een kei is in plannen en die perfect orde en structuur weet aan te brengen in de werkzaamheden van jouw team?

Functie en organisatie

Als Executive Assistant vorm je een team met een partner en een research consultant en werk je samen aan een search. Daarnaast ondersteun je een vaste partner, waar je ook als sparring partner voor fungeert.
 
Je bent bij de ins en outs van de werkzaamheden betrokken en door jouw pro actieve instelling en grote betrokkenheid ben je steeds op de hoogte van de status van een opdracht.
 
Je onderhoudt uiteenlopende contacten en weet daarbij de juiste toon te treffen en zaken gedaan te krijgen. Je legt gemakkelijk verbanden en speelt snel in op wisselende situaties. Het bewaken van de voortgang van de searches is essentieel en van de executive assistant wordt hierin een anticiperende rol verwacht. Je weet orde en structuur aan te brengen in de papierstromen en werkt systematisch. Bij grote drukte vangen de executive assistants elkaar op.
 
Ondanks de vaak hoge werkdruk weet jij de juiste prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren. 

Dit searchbureau is al bijna 50 jaar actief en is gevestigd in een representatief kantoor Amsterdam. Het is een van de weinige bureaus die in het topsegment van de markt actief is met een evenwichtige spreiding van opdrachten in zowel het bedrijfsleven als de non-profitsector. Met circa 25 professionals is zij een belangrijke speler op de Nederlandse markt. Door middel van haar persoonlijke benadering, snelheid en zorgvuldigheid heeft het bureau een uitstekende naam op het gebied van het detecteren en plaatsen van topmanagers op weten te bouwen. De interne bedrijfscultuur is informeel en collegiaal. Naar buiten toe is deze formeel en zakelijk. Professionaliteit, kwaliteit en vertrouwelijkheid staan hoog in het vaandel.

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Wat doe je zoal?

  • Het beheren van de complexe en drukke agenda
  • In de rol van projectmanager verantwoordelijk voor de coördinatie en voortgangsbewaking van een opdracht
  • Bijhouden CRM systeem (Encore)
  • Verzorgen van de searchadministratie en bijbehorende documentatie
  • Het onderhouden van vele externe contacten op zeer hoog niveau (met zowel opdrachtgevers als kandidaten)
  • Plannen van afspraken, zowel intern als extern (voor de search of business development, met consultants, kandidaten en opdrachtgevers)
  • Eerste aanspreekpunt telefoon (filterfunctie)
  • Uitwerken en redigeren van rapportages (offertes, functieprofielen, presentaties van kandidaten)

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Max. Euro 4500 per maand op fulltime basis
  • Een prestatiebonus
  • Vakantiegeld
  • 27 vakantiedagen (op fulltime basis)
  • Reiskostenvergoeding
  • Een uitstekende pensioenregeling
  • Mobiele telefoon of telefoonvergoeding
  • Verzorgde lunch
  • Hybride werken
  • Het kantoor is goed bereikbaar met OV
  • Een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast contract

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je bent:

  • Accuraat
  • Initiatiefrijk
  • Een teamplayer die ook heel zelfstandig kan opereren
  • Collegiaal

Je hebt:

  • HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde HBO opleiding
  • Minimaal 8 jaar ervaring als directiesecretaresse of gelijkwaardig binnen de zakelijke, commerciële dienstverlening
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Goede kennis van MS 365 (Outlook, Word, Teams, Excel, PowerPoint). Ervaring met een CRM-systeem, bij voorkeur Encore strekt tot aanbeveling
  • Uitstekende contactuele vaardigheden
  • Een serviceverlenende, flexibele instelling
  • Een commerciële instelling
  • Een pro actieve werkhouding

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Deze vacature delen

Ken jij de perfecte kandidaat? Help iemand uit je netwerk aan deze geweldige kans! Deel snel en eenvoudig deze vacature. Alvast bedankt voor het delen! 🙏

Solliciteren

“*” verplicht veld