Je wordt als secretaresse geboren
“Secretaresse van het Jaar 2011” en ambassadrice van het secretaressevak Karin van Peursen studeerde psychologie en was zelfstandig ondernemer, maar haar ambitie en talenten leidden haar steeds weer naar een ondersteunende rol.
Karin werkte o.a. voor filosoof en psychiater Damiaan Denys, de raad van bestuur van het AMC en sinds augustus van dit jaar is zij Coördinator Management Ondersteuners bij de Dienst Koninklijk Huis. Zoals ze zelf aangeeft: “een functie die de kroon is op mijn carrière”.
In gesprek met een bevlogen voorvechtster van het secretaressevak.
Wat heeft je geïnspireerd om te kiezen voor een carrière als secretaresse/management assistant?
Toen ik in 2011 secretaresse van het jaar werd sprak de toenmalig directeur van Manpower de woorden: als secretaresse word je geboren. Blijkbaar klopt dit inderdaad bij mij.
In 1982 begon ik mijn carrière als medisch secretaresse in het Zuiderziekenhuis, tegenwoordig het Maaslandziekenhuis in Rotterdam. Na verschillende uitstapjes als artsenbezoeker, een eigen organisatiebureau, een studie psychologie, kwam ik toch steeds weer uit op het secretaressevak.
Daar voel ik me bij als een vis in het water of de spin in het web. Ik weet graag alles, sommigen noemen het nieuwsgierigheid, ik noem het interesse c.q. belangstelling. Ik heb niet de stalen zenuwen die een leider van een bedrijf met veel personeel moet hebben en kan dus wakker liggen van lastige kwesties. Daarom is de functie direct onder de eindverantwoordelijke de perfecte rol voor mij.
Hoe is de secretariële rol volgens jou geëvolueerd door de jaren heen?
Door de technologische veranderingen is ons vak enorm veranderd. Toen ik begon als secretaresse had ik een typemachine en een vaste telefoon tot mijn beschikking. Ik werkte voor een cardioloog die veel publiceerde in wetenschappelijke tijdschriften. Artikels van vele pagina’s. Als hij bedacht dat een pagina toch anders moest, kon je vanaf die pagina alles weer overtypen. Dat kun je je nu niet meer voorstellen, maar je zat hele dagen te typen. Gelukkig vond en vind ik typen nog steeds leuk. Ik vind mezelf een soort pianospeler, maar ik produceer letters, geen klanken.
Laatst was ik op een bijeenkomst over ons vak en toen verraste het me wel dat er nog steeds een grote groep secretaresses is die niet op de voorgrond wil treden en nog steeds die stille, sterke persoon op de achtergrond is.
Door de verandering van onze rol zie ik mezelf namelijk steeds meer naast die sterke man of vrouw staan i.p.v. erachter, en soms zelfs er ook voor. Als professionals proberen we pro actief te werken, zijn we veel meer een sparringpartner, nemen we taken over van andere functionarissen. Denk hierbij bijvoorbeeld richting het personeel. Gesprekken met medewerkers die het moeilijk hebben. We zijn een vangnet voor onze leidinggevenden.
Welke vaardigheden en eigenschappen zijn naar jouw mening essentieel om succesvol te zijn als ondersteuner, vooral op zo’n hoog niveau?
Als management ondersteuner, secretaresse of personal assistent moet je als belangrijkste eigenschap (organisatie)sensitiviteit hebben. Organisatie staat tussen haakjes omdat je, als je net start in een organisatie, niet direct weet hoe de hazen lopen. Je moet dus een behoorlijke dosis sensitiviteit hebben om dit snel op te kunnen pakken, dat is feitelijk het belangrijkste. Daarnaast moet je een soort kameleon zijn omdat je vaak met mensen van diverse pluimage moet omgaan. Dat maakt ons werk ook zo ontzettend interessant. Discretie staat natuurlijk ook hoog in het rijtje van eigenschappen.
Uiteraard moet je ook goed op de hoogte blijven van alle technologische ontwikkelingen. In coronatijd hebben veel secretaresses snel moeten schakelen om online systemen zoals Teams en Zoom heel snel onder de knie te krijgen. Als je dat niet doet prijs je jezelf uit de markt.
Verder vind ik eerlijkheid over eventueel gemaakte fouten heel belangrijk. Als je een fout maakt, kom er dan voor uit, zodat voorkomen kan worden dat het uit de hand loopt. Ik heb wel eens een collega gehad die veel fouten maakte en er daardoor niet meer voor uit durfde te komen. Dat richt vaak veel meer schade aan dan wanneer je er direct mee op de proppen komt.
Wat is het meest memorabele of bijzondere moment dat je hebt meegemaakt tijdens je werk?
In 2011 ben ik Secretaresse van het Jaar geworden terwijl ik voor Damiaan Denys op de afdeling psychiatrie van het AMC werkte. Dit zal ik natuurlijk nooit vergeten. Een jaar later werd ik benaderd voor de functie bij de raad van bestuur. Daar heb ik me wel een beetje naar door gevoeld. Echter, Damiaan was heel sportief en zei: “als ik een betere job kan krijgen, blijf ik ook niet voor jou, dus als je vooruit kan, dan moet je gaan”.
Bij de raad van bestuur heb ik mooie memorabele momenten meegemaakt, zoals het bezoek van President Santokhi van Suriname dat ik heb mogen organiseren. Ook de komst van Hare Majesteit de Koningin heb ik mogen voorbereiden. Helaas is dat door corona toen niet doorgegaan en heeft de Koningin in plaats daarvan een digitaal bezoek gebracht.
De coronaperiode heeft er wel ingehakt. In die tijd heb ik twee secretaresseteams vanuit AMC en VUmc moeten samenbrengen. We werkten op twee locaties en ook nog thuis. Maak daar maar eens een hecht team van. Een lastige, maar ontzettend leuke opdracht vooral omdat het gelukt is. Daardoor kon ik ze ook met een gerust hart achter laten toen deze nieuwe functie bij DKH op mijn pad kwam.
Op welke manieren blijf je jezelf ontwikkelen en groeien in je rol, zelfs na zoveel jaren ervaring?
Ik probeer zoveel mogelijk vakliteratuur bij te houden, vroeger schreef ik nog wel eens een artikel voor secretaressebladen. Ik houd de social media in de gaten. Spreek met collega’s op bijeenkomsten. Ik praat graag over mijn vak en voel me nog steeds een soort ambassadeur van het vak. Er bestaat nog steeds onbegrip over het vak. Ik hoor nog steeds geluiden als: “als je geen baan kunt vinden, kun je ook tijdelijk als secretaresse werken”, terwijl ik het daar uiteraard niet mee eens ben. Steeds meer secretaresses hebben ook een HBO- of zelfs een universitaire opleiding.
Welk advies zou je geven aan mensen die streven naar een carrière als secretaresse, vooral in een veeleisende omgeving zoals waar jij in hebt gewerkt en werkt?
Ik adviseer iedereen, als je in de gelegenheid bent, eerst een studie te doen. Als je nog niet weet wat je wilt worden dan zijn er genoeg studies waar je altijd wat aan hebt, ook al ga je er niets mee doen. Ik heb al mijn opleidingen gedaan terwijl ik al werkte. Mijn studie psychologie heb ik gedaan naast het moederschap. Het was pittig en ik maakte het mezelf niet makkelijk, maar ik heb er absoluut geen spijt van. Het heeft me veel gebracht, maar hoe fijn is het om al op jongere leeftijd een studie te doen! Je leert op een specifieke manier denken en je hebt je leven lang iets om op terug te vallen.
Als je wilt doorgroeien naar een bepaald niveau moet je een beetje geluk hebben, maar het ook afdwingen. Toon interesse in de organisatie en de mensen die er werken. Doe mee aan speciale werkgroepjes en laat zien dat je ambitie hebt. In een bedrijf maar ook daarbuiten is netwerken essentieel.
Wat vind je jammer?
Het is spijtig dat het vak van management ondersteuner nog steeds een beroep is waarin voornamelijk vrouwen werkzaam zijn. Slechts 1% van alle ondersteuners is man. In 2011 heb ik hier al aandacht aan besteed. Het bleek dat als mannen tot een bepaalde beroepsgroep toetreden, de functie opeens meer voor “vol” wordt aangezien (hoe erg dit ook is). In 2011 heb ik de functienaam CSO gelanceerd: Chief Secretarial Officer.
Toen ik in Dubai was uitgenodigd om een lezing te geven voor een zaal met merendeel mannelijke ondersteuners, hetgeen daar heel gewoon is ter ondersteuning van de Sjeiks, kwam er na afloop een man naar mij toe. Hij zei dat hij het jammer vond dat hij mij niet eerder had ontmoet. De reden was dat hij een aantal weken eerder zijn vrouw ten huwelijk had gevraagd. Toen haar vader vroeg wat hij voor werk deed en hij zei: “ik ben secretaresse”, had de goede man enigszins bedenkelijk gekeken. De mannelijke secretaresse zei: “had ik toen maar de term CSO gekend, dan had ik pas echt indruk gemaakt”. Je zou kunnen zeggen ‘what’s in a name’, maar blijkbaar roept de term ‘secretaresse’ nog steeds een onvolwaardige of negatieve associatie op, zeker bij mannen.
Ik krijg nog regelmatig de vraag waarom ik als secretaresse werk terwijl ik psychologie heb gestudeerd. De mensen die deze vraag stellen weten dus niet hoeveel psychologie er dagelijks gebruikt wordt door secretaresses!