Anja Grötzebauch werkt al 12,5 jaar met veel plezier als executive assistant bij Ahold Delhaize voor de Senior Vice President (SVP) Tax & Accounting. Een boeiende functie binnen een vooraanstaande beursgenoteerde organisatie. Een positie waar menig assistent jaloers op zou zijn. Niets meer aan veranderen zou je zeggen. Hoeveel voldoening ze ook uit haar werk haalde, toch miste Anja op enig moment iets. Maar hoe los je dat op als de basis klopt? “Als assistent heb ik een signalerende rol binnen onze afdeling van 40 mensen en mijn voelsprieten zijn scherp afgesteld. Die sociale en menselijke kant van ons vak vind ik boeiend, maar hoe kon ik van nog meer betekenis voor anderen zijn?”

Bij Tax & Accounting draait het er met name om de waarde van de organisatie te beschermen en te verhogen. Het is een procesgerichte, gedisciplineerde afdeling waar gedreven specialisten werken. “Het type mens waar ik mij senang bij voel. Het is ook een afdeling waar het gaat om resultaten, cijfers en waar, althans voor mij, de balans iets meer overhelt naar de zakelijke kant. Terwijl de menselijke en sociale waarden mij ook zeer boeien.” Anja zocht meer naar het evenwicht tussen deze twee aspecten. “Ik vind het belangrijk dat iedereen zichzelf kan zijn. Dit komt niet alleen jezelf, maar zeer zeker ook het werk en daarmee de organisatie ten goede”.

De oplossing

Zo’n vijf jaar geleden stond op het intranet van Ahold Delhaize een vacature voor een vertrouwenspersoon. Als assistent ben je in feite al een vertrouwenspersoon voor je leidinggevende, dus Anja trok de stoute schoenen aan en solliciteerde. Er volgde een uitgebreide screening, een intensief gesprek met de afdeling Safety & Aftercare en een intake met de COR (Centrale Ondernemingsraad). Na het positief doorlopen van de procedure kreeg ze een formele aanstelling en werd ze één van de 30 vertrouwenspersonen binnen Ahold Delhaize. Deze onbezoldigde functie vervul je met name tijdens “werktijd” en daarom is het van belang dat je leidinggevende achter deze benoeming staat, want je moet de gelegenheid krijgen voldoende tijd aan vertrouwenskwesties te kunnen besteden.

Na haar aanstelling volgde Anja een opleiding en aanvullend twee keer per jaar een training om haar kennis up-to-date te houden. Hierin wordt, naast de inhoudelijke kennis, ook aandacht besteed aan juridische zaken. Wat is wel, en wat is niet toegestaan volgens de wet en hoe ga je vervolgens met zulke thema’s om.

De juiste vertrouwenspersoon

Alle opleidingen ten spijt, uiteindelijk moet het ook “in je zitten”. Je moet vertrouwen uitstralen en geven, laagdrempelig en toegankelijk zijn. Het is belangrijk om goed en empathisch te kunnen luisteren naar het verhaal van de ander (de collega). “Als ik het verschil zie tussen mijn 1^ste casus en hoe ik het nu doe, ben ik enorm gegroeid.”

Alle vertrouwenspersonen staan met hun foto en aanvullende informatie op intranet, en collega’s door het hele land, van alle verschillende labels van Ahold Delhaize die op zoek zijn naar iemand om mee te praten, kunnen de voor hen “juiste persoon” selecteren. Er wordt contact opgenomen en vervolgens telefonisch of op een neutrale locatie een gesprek gepland. “Je gaat meestal niet met een winkelmedewerker in zijn of haar filiaal afspreken.”

Mocht er een keer een situatie zijn die Anja lastig vindt en waar ze niet van weet hoe ze ermee om moet gaan, kan ze ruggenspraak houden met een van de coördinatoren. “Je doet dit echt in het uiterste geval, pas na overleg met de persoon in kwestie, en je geeft de coördinator louter informatie over de casus, zodat deze nooit zal kunnen herleiden om wie het zou kunnen gaan”,

Aandacht en luisteren

Als vertrouwenspersoon ben je er om naar je collega te luisteren. “Misschien is dat al erg belangrijk voor deze persoon, het feit dat hij of zij gehoord wordt”, zegt Anja. Als vertrouwenspersoon geef je nooit je eigen mening, je bent er voor de collega en het is dan ook zijn of haar waarheid die je samen behandelt. Wel kan je bijvoorbeeld in een gesprek vragen hoe hij of zij denkt dat “de andere kant” tijdens een mogelijke confrontatie zou kunnen reageren. Om zo te zoeken naar de juiste mogelijkheden om verder te komen in het proces.

Soms is één gesprek voldoende, soms volgen er meer. De rol van de vertrouwenspersoon blijft beperkt tot die van gesprekspartner van de collega. Alle acties die er op volgen worden door de persoon in kwestie genomen, al dan niet van te voren besproken of afgestemd met de vertrouwenspersoon.

Tot hoe ver gaat je verantwoordelijkheid? “Wanneer er daadwerkelijk gevaar zou kunnen zijn voor betrokkenen, of derden, moet je er als vertrouwenspersoon iets mee doen, maar in de vijf jaar dat ik deze functie bekleed is dit echter nog nooit aan de orde geweest. Gelukkig!”

5 jaar later

Inmiddels vijf jaar verder is Anja nog steeds heel enthousiast. “Je groeit in je rol, wordt er steeds beter in. Je signaleert soms zaken eerder, alsof je voelsprieten gegroeid zijn.” Anja voelt het als een verrijking, merkt dat ze steviger in haar schoenen is komen te staan en tegelijkertijd heeft het haar met name privé ook milder gemaakt. Ze oordeelt minder snel.

Anja geeft aan haar passie gevonden te hebben. Enerzijds neemt het veel energie, maar tegelijkertijd geeft het haar ook heel veel energie. “Je kunt er echt zijn voor de mensen, kunt hopelijk bijdragen aan de verbetering van hun welzijn en veiligheid op de werkvloer.” Het feit dat zo’n cliënt naar haar toe gekomen is, en dat er nu iets aan zijn of haar ongenoegen gedaan gaat worden, geeft Anja voldoening. Ook leest ze veel over dit onderwerp om bij te blijven, en zelfs overweegt ze om “later” wanneer ze niet meer werkt, hiermee door te gaan.

Voorlopig is Anja nog heel tevreden in haar functie als Executive Assistant bij de afdeling Tax & Accounting. Met name de combinatie van het zakelijke van een afdeling Tax & Accounting in combinatie met het menselijke aspect van haar functie als vertrouwenspersoon heeft ervoor gezorgd dat Anja de perfecte balans in haar baan bij Ahold Delhaize heeft gevonden. Zoals Anja ook zegt: “Ahold Delhaize vindt het heel belangrijk dat haar werknemers in een veilige omgeving kunnen werken, en met name de afdeling Safety & Aftercare en de vertrouwenspersonen, werken daar heel hard aan.” 

De balans die ze zocht heeft ze nu gevonden.

_____________________

Binnen Ahold Delhaize is een vertrouwenspersoon er uitsluitend voor collega’s die te maken hebben (gehad) met “ongewenste omgangsvormen”, die onder te verdelen zijn als volgt:

• Seksuele intimidatie
• Discriminatie
• Pesten
• Agressie/geweld