In 2003 begon Miranda van Mondfrans haar missie om ervaren managementondersteuners te koppelen aan de beste opdrachtgevers. Twintig jaar later staat Pro Assistance bekend als het werving- en selectiebureau dat de absolute top van de markt bemiddelt. Dankzij haar expertise en toewijding heeft Pro Assistance inmiddels talloze kandidaten en opdrachtgevers geholpen bij het vinden van de juiste match en velen van hen werken nog steeds samen met het bureau. Met haar passie voor het vak en haar drive om anderen te helpen heeft Miranda, met Pro Assistance, zichzelf bewezen in de werving en selectiebranche voor managementondersteuners.

Pro Assistance: het werving- en selectiebureau dat de mens centraal stelt

Toen Miranda van Mondfrans 20 jaar geleden begon met Pro Assistance, had ze een visie die allesbehalve conventioneel was: ze wilde een werving- en selectiebureau in de markt zetten dat opdrachtgevers en kandidaten als gelijkwaardig behandelde. Deze aanpak was niet alleen vernieuwend in de branche, maar ook noodzakelijk omdat veel w&s bureaus zich te weinig bekommerden om de wensen en behoeften van kandidaten. Voor Miranda was het belangrijk dat zowel opdrachtgever als kandidaat gehoord werden. Zij was ervan overtuigd dat een betere match zou leiden tot een langduriger samenwerking, waar alle partijen van zouden profiteren. “Mensen brengen veel tijd door op hun werk en de juiste baan kan dus echt een wezenlijk verschil maken in iemands leven”, aldus Miranda. Met Pro Assistance heeft ze laten zien dat een persoonlijke, menselijke benadering van onschatbare waarde is.

Het belang van focus en expertise

Vanuit het kantoor in Buitenveldert startte Miranda Pro Assistance met 2 medewerkers. “Inmiddels zijn dat er 10 geworden en wordt er vanuit kantoren in Amsterdam en Rotterdam gewerkt. In ons vakgebied zijn wij inmiddels een van de grootste bureaus van Nederland. Juist omdat we ons in een niche markt bewegen is het belangrijk focus te houden. Het is natuurlijk heel verleidelijk je ook op andere doelgroepen te gaan richten, er van alles bij te gaan doen, maar dan raak je al snel verwijderd van je core business. Door focus te houden word je specialist in je vakgebied en kan je naar de buitenwereld een duidelijke, eenduidige boodschap uitdragen. Ik durf te zeggen dat onze kennis van de markt enorm is en dat we een uitgebreid en divers netwerk hebben.”

Bijblijven in een snel veranderende wereld

De wereld om ons heen verandert in hoog tempo en dit geldt ook voor de werving en selectie van personeel. Miranda weet hier alles van: “Er is heel veel veranderd sinds de start van ons bureau. Niet alleen de maatschappij is veranderd, maar ook onze opdrachtgevers, kandidaten én ons bureau zelf. Door de globalisering is de wereld veel kleiner geworden en zijn we internationaler gaan werken. Zo werken we niet alleen voor internationale organisaties in Nederland, maar hebben we ook regelmatig opdrachten in het buitenland. Denk bijvoorbeeld aan Engeland, Zwitserland en onlangs zelfs Jamaica.”

“Geoliede machine”

“Door de wet- en regelgeving is ons werk veel complexer geworden. Neem bijvoorbeeld de wet DBA, maar ook de invoering van de privacywetgeving en de nieuwe regels rondom de inzet van tijdelijk personeel. Wij hebben de afgelopen jaren veel tijd en geld geïnvesteerd in onze backoffice. Inmiddels staat deze afdeling als een huis en kunnen we professionele ondersteuning aan het primaire proces bieden. Contractbeheer, marketing/communicatie, ondersteuning, research, het is een geoliede machine die efficiënt en optimaal draait.”

Een ander soort assistent: van uitvoerend naar inhoudelijk

“Aan de opdrachtgeverskant zijn bestuurders en managers veel zelfredzamer geworden, en dat vraagt een ander soort assistent. De taken zijn minder uitvoerend geworden, er wordt nu veel meer inhoudelijke ondersteuning verwacht. Een management assistant moet begrijpen waar de manager mee bezig is zodat hij of zij kan anticiperen op zaken. Dit vraagt echt een hoger niveau kandidaten dan voorheen. En omdat de wereld om ons heen snel verandert moet je je als management assistant blijvend ontwikkelen. Met alleen je basisopleiding kom je er niet meer, je moet bijblijven door cursussen te doen en de nieuwste ontwikkelingen op de voet te volgen. Als je alleen al ziet hoe onze manier van communiceren door de komst van Whatsapp, Outlook, maar ook sociale media als LinkedIn is veranderd. Het gaat zo snel en al die verschillende communicatiekanalen moeten bijgehouden worden. Dat vergt echt een actieve houding van een assistent, je moet er bovenop zitten om niet uit koers te raken.”

Duidelijkheid en transparantie

Bij Pro Assistance is duidelijkheid en transparantie erg belangrijk. Hoe lang duurt een procedure? Wat zijn de kosten? Vragen waar je als opdrachtgever of kandidaat zeker een antwoord op wil hebben. “Wij maken vooraf duidelijke afspraken en proberen een realistische inschatting te maken van het tijdpad van de procedure. En als er iets verandert, brengen we betrokkenen op de hoogte. Het lijkt simpel, maar het is iets wat andere bureaus nog wel eens vergeten. Bij Pro Assistance doen we wat we beloven en voorkomen we verrassingen achteraf. Ook naar kandidaten toe is Pro Assistance duidelijk. Als we denken geen passende baan voor iemand te kunnen vinden, zullen we dat altijd aangeven en alternatieve opties adviseren.” Een aanpak die duidelijkheid schept en valse verwachtingen voorkomt, iets waar Pro Assistance om bekend staat en wat hen onderscheidt van andere bureaus.

De cultuur en kernwaarden binnen het team

Wat voor eigenschappen moet iemand hebben om binnen de cultuur en het team van Pro Assistance te passen? “Ik denk dat we “gewoon” allemaal een goed arbeidsethos hebben en daarbij ons werk met heel veel plezier en aandacht doen. Niet alleen aandacht voor elkaar en betrokkenen om ons heen, maar voor alles wat we doen. Of het nu gaat om de invulling van een vacature of de inrichting van ons kantoor, van aandacht wordt alles beter.

Ondanks het feit dat we heel verschillend zijn, willen we allemaal kwaliteit leveren. We doen ons werk gedegen en zijn oprecht betrokken bij elkaar, ons werk, onze opdrachtgevers en onze kandidaten. Iedereen voelt zich verantwoordelijk én we kunnen op elkaar rekenen. Dat is noodzakelijk, je hebt elkaar nodig om optimaal te kunnen functioneren. We zijn een team waarin iedereen zichzelf kan zijn, waar er respect is over en weer en we elkaar iets gunnen. En we nemen onszelf serieus maar ook weer niet te serieus, gelukkig kunnen we goed relativeren.”

Pro Assistance Rotterdam: “Een nieuw kantoor met een eigen karakter”

In 2014 opende Pro Assistance een kantoor in Rotterdam. “Hoe klein Nederland ook is, het is van groot belang gebleken dat onze kandidaten en opdrachtgevers contact kunnen hebben met consultants uit de regio. Zij kennen immers de lokale cultuur en markt als geen ander, wat de samenwerking veel prettiger maakt. Momenteel wordt er hard gewerkt aan een flinke verbouwing van een nieuw kantoor in Rotterdam, dat we medio oktober zullen betrekken. Een architect vertaalt al onze wensen naar een passend ontwerp, zodat kantoor Rotterdam straks ook een uniek karakter krijgt. Natuurlijk zal er ook veel kunst te bewonderen zijn.”

“Je moet je ogen de kost geven”

Naast succesvol onderneemster, is Miranda namelijk ook een gepassioneerd kunstliefhebber. “Graag bezoek ik veilingen, om te kijken, en soms iets te kopen. Het mooie van kunst is dat iedereen zelf bepaalt wat hij mooi vindt. Iedereen kan en mag er een andere mening over hebben, smaak is heel subjectief. Diana Vreeland, voormalig fashion editor van o.a. Harpers Bazar en Vogue zei altijd “the eye has to travel”, oftewel, je moet je ogen de kost geven, verder kijken dan wat je in eerste instantie ziet. Kunst heeft diepere lagen. Hoe langer je naar een object kijkt, hoe meer je erin gaat zien. En, wat de een aanspreekt, spreekt de ander misschien juist niet aan. 

Ik vind het heel belangrijk om naast functionaliteit ook veel aandacht te besteden aan schoonheid in een kantoor. Met behulp van kleuren, materialen en natuurlijk ook kunst kan je de juiste sfeer creëren. Dat brengt rust en ik vind het respectvol naar de mensen die er werken.” 

Gaat 20 jaar Pro Assistance nog gevierd worden? “Zeker, ik ben er een groot voorstander van om gebeurtenissen als jubilea en behaalde successen te markeren. Af en toe stil staan bij wat je met elkaar hebt bereikt, het te vieren, of af te ronden, om vervolgens weer door te gaan.”