Management Assistant Group HR Director

Management Assistant Group HR Director

een internationale organisatie met een maatschappelijke missie

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Een uitdagende, inhoudelijke functie voor een ervaren, actiegerichte assistant die affiniteit met HR heeft

Functie en organisatie

Een internationale organisatie met een maatschappelijke missie, waarbij ondernemen en idealen samenkomen. Het betreft hier een van de grootste particuliere gevers aan goede doelen ter wereld die als internationale werkgever gelooft in de kracht van diversiteit, inclusie en persoonlijke ontwikkeling.

In deze dynamische functie ben je de steun en toeverlaat van de Group HR Director en assisteer je daarnaast de Group HR Change Lead (Brits, gevestigd in VK) op secretarieel en organisatorisch gebied. Je maakt deel uit van het gedreven HR team op het hoofdkantoor in Amsterdam wat verder bestaat uit een Group HR Project Officer, HR Operations Officer, Application Manager Oracle HCM en een Global Mobility Lead.

Werken onder hoge werkdruk zie jij als een gezonde uitdaging. Je houdt van een directe communicatie, korte lijnen, je bent zeer dienstverlenend en flexibel ingesteld. Je kunt met weinig informatie aan de slag en je slaagt erin om resultaatgericht en accuraat te werken zonder daarbij de details uit het oog te verliezen. Het prioriteren van en snel en flexibel kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden gaat bij jou op natuurlijke wijze.

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck
Deze internationale organisatie heeft een maatschappelijke missie, waarbij ondernemen en idealen samenkomen. Sinds de start in 1989 is er een totaalbedrag van meer dan 13,5 miljard euro aan goede doelen gedoneerd. Als internationale werkgever geloven zij in de kracht van diversiteit, inclusie en persoonlijke ontwikkeling. Buitenlandse werkervaringsprogramma's en internationale carrièremogelijkheden behoren daarom tot de mogelijkheden.

Je komt te werken in een prachtig, duurzaam pand in Amsterdam, op loopafstand van station Amsterdam Zuid.  

Wat doe je zoal?

  • Agendabeheer; het plannen en voorbereiden van afspraken/meetings. Proactieve afstemming over prioriteiten en zorgen dat de agenda hierop aansluit. Ondersteunen bij timemanagement.
  • Bewaken van de inbox; beantwoorden van e-mails, het attenderen op acties en voorbereiding hiervan 
  • Het bijhouden van actielijsten, bewaken van tijdslijnen en zorgen voor tijdige opvolging
  • Het bieden van administratieve ondersteuning; opstellen, reviewen en redigeren van contracten, brieven en andere formele correspondentie
  • Het bijhouden en opschonen van het afdelingsarchief op SharePoint en personeelsfiles 
  • Het verzamelen van informatie en maken van PowerPoint presentaties 
  • Boeken van lokale en internationale vluchten, hotels en vergaderlocaties, regelen van borrels en diners.
  • Het controleren van facturen voor de afdeling, het mede goedkeuren van betalingen en bijhouden van specifieke kosten voor de begroting. 
  • Controleren van ingediende declaraties van alle collega’s van het hoofdkantoor 
  • Coördineren van communicatie en attenties bij jubilea, verjaardagen etc.
  • Onderhouden van goede relaties met interne en externe contacten, attent zijn op belangrijke/persoonlijke gebeurtenissen. Je bent ambassadeur van de HR afdeling en de organisatie.
  • Een positieve bijdrage leveren aan het succes van het team en de organisatie
  • Back-up voor collega-assistentes van de andere Directors 

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Goed salaris
  • Stabiele pensioenregeling
  • Variabele bonus
  • 28 vakantiedagen
  • Een OV-vrijkaart
  • Mogelijkheid om vrijwilligerswerk te doen in werktijd (3 dagen per jaar)
  • Opleidingsmogelijkheden
  • Sportieve activiteiten als bootcamps, kickboks- en yogalessen
  • Dagelijks verzorgd ontbijt en een voordelige biologische lunch op kantoor
  • Een jaarcontract voor 32-40 uur per week

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je bent:

  • Digitaal sterk en beheerst Office 365 tot in de puntjes
  • Communicatief sterk
  • Heel goed in effectief prioriteiten stellen
  • Accuraat
  • Flexibel
  • Een teamplayer
  • Enorm servicegericht
  • Representatief en energiek
  • Stressbestendig
  • Je bent indien nodig ook buiten kantoortijden beschikbaar
  • Integer en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie

Je hebt:

  • HBO/WO werk- en denkniveau aangevuld met 10 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie bij een dynamische internationale commerciële organisatie, waarvan tenminste 5 jaar ervaring binnen een internationale HR-afdeling
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Oog voor detail
  • Je hebt een sterk probleemoplossend vermogen, gevoel voor humor én diplomatie 

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Deze vacature delen

Ken jij de perfecte kandidaat? Help iemand uit je netwerk aan deze geweldige kans! Deel snel en eenvoudig deze vacature. Alvast bedankt voor het delen! 🙏

Solliciteren

“*” verplicht veld