Voor opdrachtgevers

HR & Legal Assistant

HR & Legal Assistant

Internationale software organisatie

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Ooit gedacht aan ultiem samenspel in een ambitieuze werkomgeving? Deze organisatie creëert de basis van vooruitgang. Ga jij ze helpen hun grenzeloze ambitie waar te maken? Een uitdagende baan voor iemand die afgelopen jaar een HBO opleiding heeft afgerond en zowel het HR als het Legal team administratief gaat ondersteunen. 

Functie en organisatie

Voor het hoofdkantoor van deze organisatie in Utrecht zijn we op zoek naar een leuke, gezellige en leergierige collega die administratieve ondersteuning gaat bieden binnen HR en Legal. Het betreft een fulltime functie, waarbij je voor de helft van de tijd voor HR zal werken en de helft van de tijd voor Legal. Ben jij de administratieve duizendpoot die het team komt versterken?
We zoeken iemand die actie onderneemt en met nieuwe ideeën op de proppen komt. Iemand die samen met de collega’s bouwt aan een veelbelovende toekomst. Iemand die secuur en integer werkt, scherp is op deadlines en direct ziet wat er beter kan. Goede taalvaardigheid en logisch nadenken zijn onmisbaar in hun werkveld. 
 
Een functie met impact in het werkveld
De afgelopen jaren heeft de organisatie wereldwijd honderden software bedrijven geacquireerd. En dit is nog maar het begin van hun ambitie! Of het nu gaat om een alledaagse aankoop of een bijzondere gebeurtenis, de kans is groot dat je – zonder dat je het beseft – vaak gebruik maakt van hun software.

De organisatie kenmerkt zich door een unieke sfeer, waar de rijke kennis van een groot internationaal bedrijf wordt gecombineerd met de dynamiek van een MKB-bedrijf.
 
Je komt te werken in een internationale werkomgeving vanuit het hoofdkantoor in Utrecht, met veel ruimte voor eigen initiatief en talentontwikkeling. 

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck
Specifieke markten vragen om specifieke software!

Onze opdrachtgever kenmerkt zich door de strategische visie dat specifieke markten om specifieke software vragen (Vertical Market Software of VMS). Deze visie resulteert in software die klanten helpt hun ambities sneller, efficiënter en effectiever te realiseren. Doordat klanten de waarde van deze Vertical Market Software zien, heeft de organisatie zich de afgelopen jaren tot een succesvolle onderneming ontwikkeld met sterke marktposities. Deze sterk groeiende organisatie, mede gedreven ruim 100 acquisities in de laatste 5 jaar, is de eigenaar van software ondernemingen in meer dan 25 landen wereldwijd.

Wat doe je zoal?

De functie betreft een combinatie van HR en Legal werkzaamheden en af en toe het bieden van ondersteuning bij de Office taken.

Werkzaamheden HR

  • Opstellen van contracten en brieven
  • Werkgeversverklaringen maken
  • Personeelsdossiers bijhouden
  • Ondersteunen van de HR Consultant bij projecten en sociale activiteiten
  • Aanspreekpunt voor medewerkers
  • Verwerken van personeelsmutaties
  • Ondersteuning bieden bij On & Off boarding van medewerkers

Werkzaamheden Legal

  • Opstellen en indienen van stukken bij de Kamer van Koophandel (en gelijksoortige instanties in het buitenland)
  • Bijhouden, aanpassen en beheren van interne juridische overzichten zoals structure charts, overzichten t.b.v. de directie etc.
  • Voorbereiden, opstellen en/of nakijken van juridische documenten (bijv. volmachten, UBO verklaringen, verwerkersovereenkomsten)
  • Archiveren en beheren van juridische documenten
  • Correspondentie (e-mail & post) met het management binnen de organisatie en ad hoc correspondentie met de externe notaris en externe advocaten in binnen- en buitenland
  • Overige administratieve en secretariële taken ter ondersteuning van het legal team
  • Zorgdragen voor ondertekening van diverse juridische documenten, waaronder NDA’s

Werkzaamheden Office

  • Ondersteuning van de Officemanager bij operationele office taken ( bestellingen, vragen, contact met leveranciers etc. )

Binnen Legal kom je te werken in het team van de Legal Counsel en de General Counsel. Voor de HR & office werkzaamheden rapporteer je aan de HR consultant. 

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een passend salaris, afhankelijk van leeftijd en ervaring
  • Vakantiegeld
  • 26 vakantiedagen
  • Bonusregeling
  • Een goede pensioenregeling
  • Reiskostenvergoeding
  • Een telefoon en laptop
  • Een flexibele werkomgeving, deels thuiswerken is dus mogelijk
  • Een informele, dynamische en professionele omgeving (goed bereikbaar met het OV of met de auto)
  • Een fijne werkomgeving die gestimuleerd wordt met teambuilding activiteiten, borrels, barbecues, een jaarlijkse ski-trip en de mogelijkheid om onderdeel te zijn van het eigen voetbalteam
  • De kans om jezelf snel te ontwikkelen door middel van “learning on the job, maar ook vakinhoudelijke trainingen 

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je bent:

  • Administratief uitstekend onderlegd
  • Secuur
  • Een aanpakker
  • Zelfstandig
  • Communicatief 
  • Woonachtig op bereisbare afstand van Utrecht

Je hebt:

  • Een afgeronde, voor deze functie relevante HBO opleiding 
  • Een jaar relevante werkervaring
  • Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels zowel in woord als geschrift

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Deze vacature delen

Ken jij de perfecte kandidaat? Help iemand uit je netwerk aan deze geweldige kans! Deel snel en eenvoudig deze vacature. Alvast bedankt voor het delen! 🙏

Solliciteren

“*” verplicht veld