Voor opdrachtgevers

Executive Assistant

Executive Assistant

Een internationaal executive search bureau

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Wil jij als Executive Assistant aan de slag bij een van ’s werelds toonaangevende executive search firma’s?

Functie en organisatie

In deze dynamische functie vervul je een essentiële rol als Executive Assistant van een van de consultants. Je zorgt ervoor dat hij/zij zich volledig kan concentreren op het wereldwijd adviseren en ondersteunen van organisaties bij het aantrekken van topkandidaten voor leidinggevende posities.
 
Je onderhoudt snelle en efficiënte communicatielijnen met zowel interne als externe contacten. Je bent volledig op de hoogte van de voortgang van de lopende opdrachten en bewaakt de diverse deadlines. Ook draag je zorg voor een optimale dienstverlening aan zowel klanten als kandidaten. Met oog voor detail zorg jij ervoor dat alles op organisatorisch en administratief gebied perfect is geregeld. Daarnaast fungeer je als waardevolle sparringpartner en vertrouwenspersoon voor de consultant.
 
De organisatie heeft wereldwijd ongeveer 63 kantoren in 36 landen. Qua opzet is het een internationale ‘partnership’, waarbij de kantoren als één geheel functioneren. Het Nederlandse kantoor is gevestigd aan de Amsterdamse Zuidas en is goed te bereiken met het openbaar vervoer. Er is geen parkeergelegenheid.
 
In het ruim opgezette, zeer representatieve kantoor zijn ongeveer 60 mensen werkzaam; van consultants, researchers tot executive assistants en IT’ers. Er hangt een zakelijke, informele sfeer. De voertaal is Nederlands maar er wordt tevens veel in het Engels gecommuniceerd.

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Wat doe je zoal?

  • Onderhouden van alle in- en externe contacten en zorgdragen voor snelle en efficiënte communicatielijnen
  • Beheren van een drukbezette agenda
  • Verzorgen van correspondentie, samenwerkingsvoorstellen en functieprofielen en het uitwerken van dictaten
  • Voorbereiden van bezoeken aan (potentiële) klanten
  • Organiseren en coördineren van buitenlandse reizen en gesprekken voor de consultant en kandidaten
  • Bijhouden van kandidaten- en klantenfiles in het CRM-systeem
  • Verzorgen en verwerken van expense reports
  • Ontvangen van bezoekers
  • Meedenken over en proactief reageren op lopende zaken in de praktijk

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Uitstekend salaris afhankelijk van leeftijd en ervaring
  • 8% vakantiegeld
  • Variabele bonus
  • Premievrij pensioen
  • Reiskostenvergoeding
  • 25 vakantiedagen
  • Mogelijkheid tot deelname aan de collectieve ziektekostenverzekering
  • Bijdrage aan een sportabonnement
  • Jaarcontract
  • Mogelijkheid om een deel van de werkuren flexibel (vanuit huis/buiten de spits) te werken

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je bent:

  • Representatief en professioneel
  • Proactief en zelfstandig
  • Communicatief en goedgemanierd
  • Nauwkeurig en gestructureerd in je werk
  • Goed in prioriteiten stellen en planningen bewaken
  • Een gate keeper

Je hebt:

  • HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding
  • Ruime soortgelijke ervaring, opgedaan binnen de zakelijke dienstverlening
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Uitstekende beheersing van MS Office en affiniteit met automatisering

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Deze vacature delen

Ken jij de perfecte kandidaat? Help iemand uit je netwerk aan deze geweldige kans! Deel snel en eenvoudig deze vacature. Alvast bedankt voor het delen! 🙏

Solliciteren

“*” verplicht veld