Voor opdrachtgevers

Coördinator Interne Zaken

Coördinator Interne Zaken

Een innovatieve software ontwikkelaar op het gebied van beveiliging en identificatie

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Een afwisselende functie voor een enthousiaste en pro actieve coördinator die voor een perfect functionerende interne organisatie gaat zorgen.

Functie en organisatie

Als Coördinator Interne Zaken ben je het aanspreekpunt voor en de spil in de organisatie. Door alles perfect te organiseren en coördineren weet je de kantoorwerkzaamheden voor je collega’s in goede banen te leiden en loopt alles op rolletjes.

Met jouw opgeruimde karakter en positieve instelling weet je een fijne sfeer te creëren waardoor jouw collega’s zich gezien en gehoord voelen. Je houdt verjaardagen bij, regelt een bloemetje of attentie bij speciale gelegenheden en bent het sociale middelpunt van de organisatie.

Onze opdrachtgever werkt met 25 medewerkers vanuit hun kantoor in Utrecht en groeit flink. Een leuk en solide team dat er continu naar streeft om de producten en services aan hun klanten te verbeteren. Doel is altijd langdurige samenwerkingen met klanten aan te gaan en ze te voorzien van betrouwbare, innovatieve en veilige oplossingen. 

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Wat doe je zoal?

Coördinatie van de inkoop en voorraad (circa 50% van de werkzaamheden)

  • Voorbereiding van bestellingen, inkoop en uitleveren goederen/diensten aan klanten (met name klantgerelateerd maar ook intern voor het kantoor)
  • RMA (retouren) en garantie afhandelen
  • Samenwerking met bijv. de projectmanagers om te zorgen dat leveringen bij de klanten volgens planning verlopen

 

Coördinatie van de Servicedesk (circa 30% van de werkzaamheden)

  • Sturen op goede registratie van de calls, op voortgang, urenregistratie en rapportage
  • Na akkoord klanten op de werkzaamheden/offerte, de klantafspraken inplannen en afleverbonnen voor service opstellen
  • Planning Servicedesk bewaken en in afstemming testen inplannen van releases
  • Afstemming van werkzaamheden regelen met collega’s van andere afdelingen

 

Office management (circa 20% van de werkzaamheden)

  • Organiseren van het openen en sluiten van het kantoor (8.00-17.30 uur)
  • Coördinatie bereikbaarheid telefonie
  • HR-gerelateerde werkzaamheden, zoals de verlofregistratie, de organisatie van de BHV en het regelen van de onboarding van nieuwe collega's
  • Het (mede)organiseren van evenementen voor de collega’s en/of voor klanten
  • Facilitaire zaken: gebouwenbeheer (contacten met de verhuurder), beheer kantoorapparatuur, beheer demoapparatuur, alarm, beheer wagenpark, sleutelbeheer
  • Documentbeheer: (mede)bewaken van de huisstijl en templates en digitaal archief

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een goed salaris tussen Euro 3500 en Euro 4500, afhankelijk van ervaring
  • 8% vakantiegeld
  • 24 vakantiedagen
  • Een collectief pensioenplan
  • Reiskostenvergoeding
  • Laptop
  • Een ruim opleidingsbudget
  • Ruimte voor initiatieven en ideeën
  • Een zelfstandige functie binnen een open, informele high-tech omgeving waar jouw input zeer gewaardeerd wordt en waar je de ruimte en mogelijkheden krijgt om jezelf constant te blijven ontwikkelen
  • Aandacht voor een goede werk/privé balans
  • Inspirerende meetings om kennis te delen

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je bent:

  • Betrokken
  • Een ‘regelneef’ die niet in problemen denkt maar in oplossingen
  • Een harde werker
  • Nauwgezet, energiek en vrolijk
  • Gestructureerd
  • Communicatief en organisatorisch sterk
  • Flexibel, proactief en behulpzaam

Je hebt:

  • HBO denk- en werkniveau
  • Een administratieve of secretariële opleiding
  • Woonachtig rondom Utrecht
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een ondersteunende rol
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal
  • Uitstekende beheersing van MS Office en bij voorkeur ERP systeem ODOO. Het is belangrijk dat je goed om kunt gaan met digitale systemen.
  • Een onafhankelijke, proactieve werkwijze
  • Goed gevoel voor gastvrijheid, humor en een groot relativeringsvermogen

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.
 

Deze vacature delen

Ken jij de perfecte kandidaat? Help iemand uit je netwerk aan deze geweldige kans! Deel snel en eenvoudig deze vacature. Alvast bedankt voor het delen! 🙏

Solliciteren

“*” verplicht veld