Bestuursassistant

Oak pensioen

Jouw contactpersoon

Charella Abdallaoui-Sahetapy

Ben jij de toekomstige collega die blij wordt van een gestructureerde omgeving en goed in een team kunt werken? Heb je een talent voor zelfstandigheid binnen een team? En blink jij uit in schrijfvaardigheid? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Functie en organisatie

Oak Pensioen is het pensioenfonds voor de meubelindustrie, interieurbouw, de orgelbouw, de tentoonstellingsbouw en de houthandel. Zij zijn een middelgroot pensioenfonds en kennen een omgekeerd gemengd bestuursmodel. Oak Pensioen heeft een bestuur en een verantwoordingsorgaan en samen zetten zij zich in voor het pensioen van ongeveer 133.000 mensen in Nederland.
 
Het bestuursbureau zoekt een klantvriendelijke, zelfstandig werkende bestuursassistant. Innovatie, digitalisering, efficiency, open en heldere communicatie zijn sleutelwoorden voor Oak Pensioen. En dat geldt dus ook voor de bestuursassistant. Een uitdagende en gevarieerde rol in een kleine professionele organisatie. De juiste kandidaat voelt zich prettig in een klein team, waardeert de voordelen en accepteert ook de nadelen van een kleine organisatie.

Je bent een zelfstarter die de verantwoordelijkheden en taken proactief benadert. Je rapporteert aan de directeur en werkt nauw samen met de directeur en de drie beleidsmedewerkers. De bestuursassistant die we zoeken houdt van overzicht, draagt bij aan het opstellen en redigeren van (beleids) stukken, wat resulteert in kwalitatief goede documenten. Je ondersteunt hierbij de eerste aanspreekpunten binnen het bestuursbureau voor de verschillende portefeuilles (met name pensioen & communicatie). Dit doe je onder andere in de vorm van agendabeheer en het organiseren van vergaderingen en (interne) evenementen.

Samen met de managementassistent ben je de verbindende factor voor het team, het bestuur en de overige organen. Je houdt van de dynamiek van een kleine groep, waarbij jullie elkaar waar nodig ondersteunen. Je werkt daarbij intensief samen met de managementassistent, zodat jullie elkaar kunnen vervangen.

Jouw contactpersoon

Charella Abdallaoui-Sahetapy

Wat doe je zoal?

  • Ondersteuning van de directeur en het algehele bestuursbureau op het gebied van telefoon-/agenda-/mailbeheer en alle overige vraagstukken op het gebied van o.a. HR en IT
  • Draagt bij aan het opstellen en redigeren van (beleids)stukken
  • Structuur brengen binnen het bestuursbureau
  • Het organiseren en voorbereiden van bestuursvergaderingen, commissievergaderingen en OR-vergaderingen, zoals de locatie regelen, uitnodigingen versturen, agenda vaststellen inclusief bijbehorende documenten
  • Verantwoordelijk voor de facilitaire zaken
  • Het organiseren van interne evenementen, diners en themabijeenkomsten

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een brede, inhoudelijke functie voor 24-32 uur per week in Zeist waarbij hybride werken mogelijk is
  • Markconform salaris
  • 25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek
  • 13e maand

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je bent:

  • Communicatief sterk en organisatiesensitief
  • Nieuwsgierig met een gezonde werklust en drive voor verbeteren
  • Proactief en een no-nonsense mentaliteit
  • Flexibel en innovatief 

Je hebt:

  • HBO- werk en/of denkniveau
  • Ruime ervaring op het gebied in een vergelijkbare functie
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands
  • Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook)
  • IT-kennis om aanspreekpunt te zijn voor IT-gerelateerde vragen 

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance op kantoor of via Teams. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Deze vacature delen

Ken jij de perfecte kandidaat? Help iemand uit je netwerk aan deze geweldige kans! Deel snel en eenvoudig deze vacature. Alvast bedankt voor het delen! 🙏

Solliciteren

“*” verplicht veld