Executive Assistant to the Board

Executive Assistant to the Board

Een internationale vastgoedinvesteerder

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck

Op zoek naar een uitdagende, afwisselende functie als Executive Assistant waarin relatiebeheer en communicatie een belangrijke rol spelen? 

Functie en organisatie

Als Executive Assistant bevind je je in de kern van de organisatie en heb je direct invloed op het resultaat van de organisatie en daarmee in het behalen van de strategische lange en korte termijn doelen. Je bent een belangrijk onderdeel van de organisatiegroei, professionalisering en dus intensivering van de relaties met prospects, klanten en syndicatiepartners.
 
In het bedrijfsorganogram sta je naast de Managing Partners en het Management Team en leg je functioneel verantwoording af aan één van de Managing Partners.
 
Deze cruciale rol vereist een professional met uitzonderlijke communicatieve vaardigheden, discretie. Je biedt uitgebreide ondersteuning aan directie, coördineert managementactiviteiten, bent betrouwbaar, goed georganiseerd, servicegericht en kwaliteitsbewust. Je beschikt over probleemoplossend vermogen.
 
Wanneer je iets organiseert is het voor jou de normaalste zaak van de wereld om rekening te houden met alle details. Je bent in staat een breed scala aan taken met precisie en efficiëntie uit te voeren en vindt het nuttig om dicht op het vuur te zitten en te weten wat er speelt. Door jouw proactieve manier van kan er efficiënter worden gewerkt door de directie en het managementteam.

Jouw contactpersoon

Jacqueline van Heck
Onze opdrachtgever acquireert, renoveert en ontwikkelt en investeert in vastgoedproposities in economisch stabiele groeimarkten in de Verenigde Staten. In het zeer representatieve kantoor in Oostzaan zijn ongeveer 12 mensen werkzaam. 

Wat doe je zoal?

PA taken richting de managing partners:

  • Complex agendabeheer
  • Beheer onkostendeclaraties en vergoedingen

 

Strategische ondersteuning:

  • Fungeren als primair contactpunt tussen de directie en het management team
  • Assisteren bij de ontwikkeling van presentaties, rapportages, klantportaal en ander materiaal en/of media in samenspraak met Marketing en Communicatie partner in business
  • Coördineren en plannen van vergaderingen, zorgen voor tijdige verspreiding van agenda's, notulen, relevante documentatie, vastlegging actiepunten en opvolging
  • Samenwerken met het uitvoerend leiderschap om te zorgen voor afstemming tussen de doelstellingen van de directie, het managementteam en de bedrijfsstrategie
  • Verantwoordelijk voor de algemene inbox van de organisatie
  • Beheer vertrouwelijke informatie met de grootst mogelijke discretie en professionaliteit
  • Organiseren en bijhouden van officiële organisatiedocumentatie, zoals de jaarlijks bijgewerkte beleidsstukken

 

Relatiemarketing:

  • Proactief klantcontact met bestaande en nieuwe relaties zowel vanuit een commerciële doelstelling (introductie nieuwe investeringsproposities) als ook een doelstelling om de dienstverlening continu te verbeteren
  • Medeverantwoordelijk voor de groei en het behoud van de AUM (Assets Under Management), het adequate beheer van het relatiebestand, het verhogen van de ‘share of wallet’ bij bestaande klanten en de klanttevredenheid

 

Relatiebeheer:

  • Gastvrouw
  • Eerste aanspreekpunt op het kantoor
  • Eerste telefonische aanspreekpunt ten aanzien van de binnenkomende telefonie

 

Event & travel management:

  • Klantevents
  • Bedrijfsjubilea
  • Vastgoedreizen met relaties

 

HR, met de Managing Director Finance verantwoordelijk voor:

  • Zorgdragen voor de volledigheid van de personeelsdossiers
  • Werving en selectie
  • Onboarden nieuwe medewerkers
  • Verzuimprocedures opvolgen
  • Tijdige inplanning, opvolging en vastlegging reguliere bila’s

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een uitstekend salaris, afhankelijk van jouw leeftijd en ervaring
  • Een bonus
  • Vakantiegeld
  • 25 vakantiedagen
  • Reiskostenvergoeding indien van toepassing
  • Een maandelijkse vaste bijdrage t.b.v. pensioenregeling
  • Een fietsplan
  • Een prachtig ingericht kantoor met volop parkeergelegenheid

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je bent:

  • Servicegericht
  • Kwaliteitsbewust
  • Prettig assertief
  • Initiatiefrijk
  • Resultaatgericht
  • Flexibel
  • Betrouwbaar
  • Pro actief
  • Accuraat

Je hebt:

  • Een afgeronde HBO/WO opleiding
  • Minimaal 10 jaar ervaring in een relatiemarketingrol
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Kennis van werken met Microsoft Office 365
  • Kennis van Sales Force is een pre
  • Probleemoplossend vermogen
  • Cijfermatige kennis

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Deze vacature delen

Ken jij de perfecte kandidaat? Help iemand uit je netwerk aan deze geweldige kans! Deel snel en eenvoudig deze vacature. Alvast bedankt voor het delen! 🙏

Solliciteren

“*” verplicht veld